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Política de manejo de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE
BIENES Y PROYECTOS INMOBILIARIOS S.A.S.

Mediante el presente documento se adoptan las políticas y procedimientos para garantizar el  derecho
fundamental  que  consagra la  Carta Política   Colombiana  en  su artículo  15 relativo  a  garantizar  la
intimidad  y el  buen nombre  de las  personas naturales y jurídicas frente a todos los medios o fuentes
de vulneración posibles como las bases de datos.
El  marco   jurídico  que   fundamenta  la  presente  Política  de  Tratamiento  son  el  artículo  15  de  la
Constitución   política   de   Colombia,  Decreto  1377  de  2013,   ley  estatutaria  1581  de  2012,  la   ley
estatutaria 1266 de 2008, el decreto 1074 de 2015 y la circular externa n° 02 de 2015.

BIENES Y PROYECTOS INMOBILIARIOS S.A.S. en  adelante  la  Empresa, acogerá íntegramente esta
política  junto  con  las  obligaciones  y  procedimiento  que  de  aquí  se  desprendan,  en  garantía de la
confidencialidad,    seguridad   y   protección    de   la   información   de   acuerdo   a   las   disposiciones
anteriormente citadas.

PRIMERO. LA INFORMACIÓN O DATOS PERSONALES Y SUS TITULARES.
Por información o datos personales debe entenderse todo documento, archivo, hecho,  circunstancia y
en  general  todo  aquello que por su carácter sea representativo o declarativo de los asuntos asociados
a un sujeto  ligado  a la  Empresa  en  virtud  de  un  vínculo  obligacional de tipo comercial, financiero,
judicial o de cualquier otro.
De  tal  manera,  toda  persona  natural  o  jurídica,  tales como: prospectos, clientes, administraciones,
propietarios,  contratistas,  proveedores,  empleados  o cualquier otra persona o entidad que por algún
motivo  suministre  cualquier  tipo  de  información  a la Empresa, será sujeto de protección por ser su
titular.

SEGUNDO. CAPTACIÓN DE INFORMACIÓN Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
La Empresa realizará la captación de información a través de sus diferentes sedes, físicas y electrónicas
y de  cualquier  sucursal  y  establecimiento  de comercio  que  tenga en propiedad, así como a través de
otras  sociedades  subordinadas  o  que  lleguen  a  formar  parte  del  grupo empresarial, en caso que se
genere.
Como consecuencia,  la  Empresa divulgará la presente Política de Tratamiento de Datos y su personal
quedará  comprometido  a  otorgar  el  debido  tratamiento  a  la  información  que  con  ocasión  de  su
trabajo llegase a conocer, observando siempre las directrices trazadas en la presente Política de
Tratamiento de Datos.
La  Empresa  deberá  garantizar  que la información  se maneje  con  las  medidas técnicas, humanas y
administrativas  que  sean  necesarias  para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

TERCERO. LA PROTECCIÓN Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN.
La Empresa estará en todo caso obligada al tratamiento adecuado de la información que le sea
suministrada desde su interior y desde el exterior. Como consecuencia deberá recolectar, almacenar,
usar, circular, o suprimir, información únicamente dentro del ámbito exclusivamente personal o
doméstico y para los fines propios o del giro ordinario de su actividad económica siempre que no
desborden los límites establecidos por la ley, reglamentos o contratos que la vinculen al titular de la
información.
Aun siendo información destinada a un tratamiento personal, doméstico o interno, no podrá ser
expuesta ni divulgada ante nadie, aquella que afecta la intimidad del titular, o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, al revelar el origen racial o étnico, la orientación política, las
convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos
humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y
los datos biométricos.
Los trabajadores o contratistas, que al tener acceso a información de sus similares o demás personas
que hagan parte de la Empresa, obrarán en calidad de operadores de dicha información y como
consecuencia deberán usarla y administrarla observando los fines antes mencionados. Igual calidad
ostentarán cuando se trate de información asociada a los demás sujetos de protección de que trata el
numeral relativo a La Información o Datos Personales y sus titulares. El mismo compromiso lo
asumirán directivos, socios y representantes legales de la empresa en sus actuaciones personales o
colegiadas.
En mérito de lo anterior, la Empresa y quienes la representen a cualquier título, no podrán suministrar
información a personas naturales o jurídicas distintas a los titulares de la información, sino observando
lo establecido en el numeral relativo al Deber de Información al titular.
CUARTO. DEBER DE INFORMACIÓN AL TITULAR
En caso de que la información deba ser suministrada a terceros, será obligatorio de manera previa
informar a su titular y solicitar su autorización. Quien pretenda efectuar el suministro de información a
terceros, deberá primeramente obtener por escrito el permiso de su jefe inmediato y proceder a
realizar la solicitud al titular de la información de acuerdo al modo que su titular le haya indicado.
La autorización con fundamento en la cual se pretenda suministrar los datos a un tercero, deberá ser
escrita e inequívoca, suscrita por el titular de la información o por su representante debidamente
facultado.
De tal manera, el tratamiento de la información solo puede ejercerse con el consentimiento previo,
expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin su
previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Será responsable quien contraríe esta directriz en el suministro no autorizado de información a
terceros.
QUINTO. CAMBIO DE FINALIDAD EN EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN.
En caso de variación en el propósito con que se trate determinada información, habrá que tener en
cuenta que el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la
Ley, la cual debe ser informada a su titular observando la directriz del numeral relativo al Deber de
Información al Titular.
SEXTO. CALIDAD DE LA INFORMACIÓN
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible, en especial si se trata de información materia de suministro a terceros. Se prohíbe la
divulgación de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
SÉPTIMO. DERECHO DEL TITULAR A OBTENER RESPUESTA DE LA EMPRESA.
La empresa a través de quienes la representen a cualquier título, deberá atender con diligencia y
oportunidad los requerimientos que versen sobre la información del titular cuando éste los solicite,
redireccionándola al jefe de departamento o persona que en la Empresa sea competente para dar
respuesta al requerimiento presentado, a quienes también les asistirá el mismo deber de diligencia en
el trámite que se desprenda.
Del mismo modo, el titular tiene el derecho a obtener respuesta a sus solicitudes y a que la empresa
cree, corrija, modifique o suprima información en sus bases de datos cuando haya lugar a ello. Dicha
respuesta, deberá darse al titular dentro de los términos establecidos por la ley estatutaria de derecho
de petición o por la que la derogue o modifique.
En virtud de lo anterior, el titular de la información tiene derecho a:
1. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a los datos inexactos,
incompletos o fraccionados, como aquellos que induzcan a error.
3. Recibir información respecto del uso que se da a sus datos personales previa
solicitud.
4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales de las
bases de datos que dieron origen a dicha autorización.
5. Presentar quejas ante la entidad administrativa encargada de la protección de los
datos personales.
Lo anterior, sin que con su ejercicio se haga imposible la prestación de los servicios contratados, o a los
que se encuentra afiliado o vinculado. En caso de que persista en su intención de eliminación deberá
asumir las consecuencias de la terminación anticipada de los servicios a los que esté vinculado.
Para el ejercicio de este derecho se habilita el correo electrónico: contactenos@bypinmobiliarios.com
* PROCEDIMIENTO PARA LA REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SOLICITUD DE
SUPRESIÓN DE DATOS.
El Titular o sus causahabientes que determinen revocar la autorización otorgada para
el tratamiento de la información contenida en nuestras base de datos puede hacerlo
mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo
15 de la Ley 1581 y el procedimiento indicado en esta política. Si vencido el término la
compañía no elimina los datos, el Titular podrá solicitar a la Superintendencia de
Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de
los datos personales.
En cualquier caso, de acuerdo al artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, la solicitud de
supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando
el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
*PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR RECLAMACIÓN DEL TITULAR O DE UN EMPLEADO QUE DENUNCIE
IRREGULARIDAD EN EL TRATAMIENTO DE DATOS.
1) El peticionario enviará una comunicación escrita dirigida al representante legal de
la Empresa, especificando correo electrónico, cédula o identificación y un relato
sucinto de los hechos que generaron la reclamación o inconformidad.
2) De estar incompleta, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción
que haga la Empresa de dicha comunicación, esta solicitará al peticionario por escrito
y a través de cualquier medio idóneo, que allegue los documentos o evidencias que
le sean indicadas.
3) Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a que el peticionario se notifique,
deberá allegar toda la información que solicite la Empresa.
4) Si dentro de los dos (2) meses siguientes a la solicitud que realice la Empresa, no se
allegaran los documentos solicitados para subsanar las inconsistencias presentadas
en su petición, se entenderá que el peticionario desistió de la solicitud.
5) Dentro de los quince (15) días siguientes a la radicación de la petición o de la
recepción de los documentos o aclaraciones exigidos por la Empresa, esta dará
respuesta a la petición. En caso de no ser posible dar solución en el término anterior,
se especificará la fecha en la cual se resolverá la petición, sin que transcurran ocho
días, posteriores al vencimiento del primer término.
OCTAVO. PROHIBICIÓN ESPECIAL DE DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN.
La información, salvo que sea pública, no podrá estar disponible en Internet u otros medios de
divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable por la Empresa
para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
NOVENO. DEBER DE CONFIDENCIALIDAD DE LA EMPRESA
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de información que no tenga la naturaleza de
pública están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su
relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o
comunicación de datos personales ajenos cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades
autorizadas en ésta Política de Tratamiento de Datos y en la ley.
DÉCIMO. SUMINISTRO DE INFORMACIÓN A TERCEROS CON PROPÓSITOS COMERCIALES.
En la Empresa, está prohibido el tratamiento de información para fines comerciales o distintos al uso
interno. Solo estará permitido cuando medie autorización escrita proveniente de quien
estatutariamente o legalmente esté facultado para la toma de ésta decisión.
ONCE. MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS.
La Empresa se reserva el derecho a modificar la presente política de tratamiento de datos, para
adecuarla a las disposiciones legales, jurisprudenciales o las demás normatividad que la afecte.
DOCE. DEBER DE REGISTRO ANTE LA SIC.
Llegado el caso de que la información que la Empresa maneja de personas en virtud de un vínculo de
cualquier índole tuviese que ser suministrada directamente o indirectamente a terceros, estará sujeto
al cumplimiento de las disposiciones legales en la materia, y como consecuencia, estará obligado a
registrarse en el Registro Nacional de Bases de Datos de la SIC, en los términos de la Circular Externa
No. 02 de 2015, aportando la información especial que esta determina y la mínima que estableció el D.
1074 de 2015.

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